By Manejo de Proyectos|mayo 11, 2018|Artículo|0 comments

Natalia Hernández Marte Bs-Chem, MBA-PM

Por: Natalia Hernández Marte Bs-Chem, MBA-PM

Todos somos Gerentes de Proyecto

La vida va tan de prisa que ya los empleos de larga duración no están tan disponibles. El mundo va de cambio en cambio y que mejor que manejar los cambios como proyectos. Todos han trabajado algún proyecto alguna vez. Es posible que no se hayan dado cuenta pero el simple hecho de pintar una casa para la época navideña es un proyecto y de los grandes. Entonces, ¿cómo puede definirse que la actividad es un proyecto? Notarás que el proyecto tiene 5 procesos ineludibles: Iniciación, Planificación, Ejecución, Monitoreo y control; y Cierre.

Aplicando los procesos utilizando el ejemplo de pintar una casa la Iniciación del proyecto se da con el nacimiento de la idea de pintar, esta idea viene un interesado que en este caso puede ser tu pareja o tú mismo. En esta etapa se define a groso modo quien es responsable de la obra, cuál será el alcance o en otras palabras que áreas se pintarán y cuanto hay disponible de presupuesto.

En la etapa de Planificación se definirá por cotizaciones el presupuesto, se establece un plan sobre qué días se estará realizando que tareas, que materiales se necesitan y se crean las suposiciones. Son estas suposiciones las que se convierten en los riesgos principales del proyecto. Si la suposición es que no va a llover el día que se va a pintar, el riesgo es que llueva. Así se pueden crear planes de mitigación de cada riesgo identificado.

Una vez, ya terminada esta etapa comienza la Ejecución. Aquí se compran los materiales y se realizan las tareas siguiendo el plan o EDT (Estructura de Descomposición de Trabajo). Aplicando el ejemplo, aquí se compran las pinturas y materiales. Se procede a pintar la casa parte por parte hasta terminar el proyecto.

Durante todos los procesos se lleva a cabo el proceso de Control y Monitoreo. Se presenta como cuarto proceso porque debe concluir justo antes de culminar el proyecto. Aquí se maneja que cada etapa cumpla con la calidad requerida, es decir con las 3 áreas que se definen desde el comienzo del proyecto; Alcance, Tiempo y Costo.

Siguiendo el ejemplo de la casa, el alcance determina si se pintará toda la casa o solo la parte de afuera o dentro o si incluye o no áreas comunes como marquesinas. Es bien importante definir el alcance del proyecto desde la etapa de Iniciación ya que esto determinará el tiempo y el costo. Si el alcance cambia tendrá un impacto directo en costo y tiempo. Lo que hay que determinar si ese cambio en alcance reducirá o aumentará los costos y el tiempo.

Finalmente se lleva a cabo el Cierre del proyecto. En este caso, la casa ya está pintada, los interesados ya aprobaron el trabajo. Aquí se pueden presentar las lecciones aprendidas, esto es un análisis retrospectivo sobre que sucedió durante el proyecto y que puede mejorarse para un futuro proyecto. Además se puede dejar unas sugerencias para futuras fases del proyecto.

¿De dónde yo he aprendido toda esta información? El “Project Management Institute” fundada en 1969 con más de 2.9 millones de profesionales en proyectos desarrollan las Guías de PMBOK ® (Project Management Body of Knowledge).

Para concluir, la Gerencia de Proyectos es más común de lo que te puedes imaginar. Es una carrera práctica que no importa tu área de trabajo tiene salida. De la manera que lo veo, tú puedes ser exitoso en proyectos también. Así que lánzate a lograr cosas y a conocer equipos trabajo que jamás pensaste. Familiarízate con las Guías del PMBOK y sácale provecho que los proyectos han llegado para quedarse.

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